国際協力マガジン
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投稿文の体裁
投稿する場合はテンプレートを必ず参照してください。
■投稿文の体裁など
1. 添付ファイルの禁止
情報を別ファイルに書いてメールに添付して送られる方がありますが、ファイルのフォーマットによっては編集者が対応するソフトを持っていない場合があります。また必ずウィルス・チェックをかける必要があり、手間がかかりますので、情報は添付ファイルにせず、以下に示す要領でメール本文にお書きください。
2. 一行の文字数
多くのメールソフトは、一行日本語４０字あまりで自動的に折り返すように設定がされています。これ以上の長い行は変なところで折り返しが入るために、体裁が著しく崩れてしまいます。
メールマガジンへ投稿する場合は、これ以下の一行３５文字でお書きください。情報は読者に繰り返し転送されるケースが多いですが、転送されるときによく引用記号「＞」が左端に挿入されます。３５文字に設定しておけば、引用記号が入っても４０字以内となり、体裁を崩すことなく表示することが可能になります。
一行の文字数の設定はメールソフト上で行います。お使いのソフトによって設定方法が違いますので、各々ヘルプを参照してください。最も一般的なメールソフトである Outlook Express の場合は次のようにメニューをたどって設定できます。なおこの場合の文字数は半角英数字で表示されるため７０字になっています。
3. Outlook Express の設定
特に Outlook Express を使用されている方に多いですが、ＨＴＭＬモードのまま投稿されたり、個人情報を書いた名刺ファイルが付いたメールを送られたり、横一行の文字数が狂っているケースが多々あります。以下の設定を行ってください。この設定は普段メールを送るときにもこのまま使われることをお奨めします。
「ツール」→「オプション」→「送信」で以下を実行
(1) 「メール送信の形式」→「テキスト形式を選択」→「テキスト形式の設定」→「送信時に自動的に文字列を折り返す」→「７０字に設定」
(2) 「返信にもとのメッセージを含める」及び「受信したメッセージと同じ形式で返信する」のチェックをはずす。
(3) 「エンコードの設定」→「日本語（ＪＩＳ）」を選択する。
「ツール」→「オプション」→「作成」→「名刺」→「メール」のチェックをはずす。
4. 投稿文のタイトル
投稿文には必ずタイトルを付けるようお願いします。これがメールマガジンの目次部分に掲載されます。長いものは掲載ができませんので、日本語２０字程度にまとめてください。これを超えるものは編集部で適当に短く書き換えることになります。
5. 使用禁止文字
コンピュータの機種により、一部の文字は互換性がなく表示ができないものがあります。これらは機種依存文字と呼ばれています。機種依存文字には以下のようなものがあります。これらは文字化けの原因となりますので「絶対に使用禁止」です。
半角カタカナ（括弧、句読点、なかぽつ記号などを含む）
丸付き数字・ローマ数字
（株）、Tel、などを一字で表現する略号など。
詳細は以下で確認してください。
http://apex.wind.co.jp/tetsuro/izonmoji/
6. 文字の右寄せを避ける
文章の体裁を良くするために、文字を右に寄せて書いてあるケースが多々あります。この場合、読む側の一行表示文字数の設定と、書く側の表示文字数の設定が異なると、変なところで折り返しが入り、非常に読みにくくなります。また右寄せは不要なスペースが入りますから、いたずらにファイルのサイズを大きくします。メールマガジンには送れるファイルサイズの上限が設定されていますので、余分なスペースが入りますと、掲載できる情報量が減ってしまいます。できる限り文字は右に寄せるのを避け、左に寄せて書いてください。
7. 行を詰める
投稿文によっては空の行を使って文章の区切りにしているものが多くあります。一行空けて段落を切るのは文章を読みやすくしますが、空の行を多くすると、文章が縦にどんどん長くなります。そうすると、読むためには画面をスクロールする必要が生じますから、読みにくいものになります。情報の量とも関係しますが、スクロールをせずに読めるサイズにまとめるのが、印象の良い情報文にするコツです。
8. 短い行を避ける
体裁を良くするために、一行を非常に短くしてある例があります。これも情報を縦長にしてしまうだけで、読者への配慮にはなりません。段落は３５文字をきっちり使って書いてください。
9. 引用記号を入れない
左側に引用記号が入ったままメールを送られますと、こちらですべて修正しなくてはいけません。あらかじめ引用記号はすべて削除した上で投稿してください。
10. イベント会場の所在をきちんと書く
イベントなどの場合、所在地が読者にわからない場合が多々あります。実際には近郊に住む人しか参加できなくても、読者は広く散らばっています。必ず都道府県名、会場への最寄の交通機関などを明記してください。
11. 電話番号等は半角文字で書く
電話番号、ＦＡＸ番号、アドレスなどを時折全角文字で書いてあるケースがあります。全角文字はいたずらにファイルを大きくするのみで、メリットはありません。アドレスが全角文字で書いてあれば、当然そのままクリックしてメールを打つことはできません。また、ほとんどの住所録ソフトやスケジュール管理ソフトは、電話番号などを半角文字で管理します。投稿文の中に半角文字が使ってあればそのままコピーして情報を蓄積することができますが、全角文字ではそれができません。電話番号などは半角文字で書くようにお願いします。
12. 投稿は早めに
本誌は週一回の発行が基本です。企画直前の投稿ですと掲載ができない場合もあります。２週間程度余裕を見ての投稿をお願いします。
13. 視覚障害者への配慮
メールマガジンのように不特定多数の方が読まれるメディアは、視覚に障害を持っている方が読まれている可能性があります。そうした方は音声でメールを読み上げるソフトを利用されていますが、そのための配慮が必要です。
まず段落は必ず左側に詰めて書きます。段落の始めの一字下げ以外はスペースを入れないでください。段落の途中にスペースが入ると、読み上げソフトがそこで段落が切れていると判断して、読み上げが途切れ途切れになってしまいます。
余分な記号や飾りは使わないでください。特に文章の区切りを示すために横線や飾り文字を使う方がおいですが、これらは読み上げソフトによって記号名が読まれてしまいます。つまり
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
というラインが引いてあると、「アスタリスク」と３５回読み上げてしまいます。見た目の体裁を良くするためだけのこうした記号は使用しないでください。